Projectmanagement

Een serieus verhuurpakket kan natuurlijk niet zonder flexibel projectmanagement. RentBuddy laat je vanuit alle disciplines zien welke projecten en tijdlijnen gereed gemaakt moeten worden. 

Projectmanagement

Verhuursoftware kan natuurlijk niet zonder een uitgebreide Module;  Projectmanagement. In RentBuddy kan je verhuurprojecten maken die vervolgens geoffreerd en gefactureerd kunnen worden.

Projectsoorten

Projecten kunnen ingedeeld worden in projectsoorten. In RentBuddy is een projectsoort breed in te zetten. Zo kan je een verdeling maken van bijvoorbeeld beurzen, sportevenementen, festivals, B2B meetings etc. Ook kunnen de projectsoorten ingezet worden om  een overzicht te krijgen van de slagingskanspercentages.  Iedere projectsoort kun je voorzien van kleuren waarmee je direct in overzichten ziet wat voor soort project het betreft.

Niet reserveren van materialen op project

Het is mogelijk om een project aan te maken, waarbij de vastgelegde materialen niet gereserveerd en/of geblokkeerd worden in de materiaalplanning. Handig als je een vrijblijvende offerte of alleen een prijsindicatie wil delen met je klant. Maar ook wanneer je de materialen nog beschikbaar wilt houden voor andere bevestigde projecten.  

Personeel- en wagenplanning niet reserveren

Niet alle projecten hebben een personeel- of transportplanning nodig. Het is daarom mogelijk om ook projecten te verbergen in de personeel- en wagenplanningsmodule.  Denk bijvoorbeeld aan DryHire projecten waarbij de klant zelf zijn materialen komt ophalen.

Project statussen / workflow

Het toepassen van taken binnen een project heeft veel voordelen.
Zo kan je taken inzetten voor meerdere area’s/locaties/zalen binnen hetzelfde project. Het kan ingezet worden om je personeel/transport duidelijk te onderscheiden van je materialen.
Ook worden de taken ingezet om opties aan te bieden. RentBuddy gebruikers zijn erg creatief als het gaat om het toepassen van de taken. 

Meerdere tijdlijnen / periodes

Een project kan een onbeperkt aantal tijdlijnen bevatten. Er zijn vele situaties wanneer je gebruik wilt maken van meerdere tijdlijnen.
Is het niet voor de meerdere verhuur en/of gebruikersperioden op één offerte te kunnen tonen, dan wel dient het ook gebruikt te worden om de beschikbaarheid van materialen goed in de gaten te kunnen houden. Die beschikbaarheid wordt juist berekend op basis van één of meerdere planperiodes binnen een project en is dit tot de minuut nauwkeurig vast te leggen. 

Afspraken halen- en brengen

Per tijdlijn en dus ook per project kan je de afspraken vastleggen, bijvoorbeeld wanneer je de materialen komt leveren, retourneren of wanneer de klant de materialen zelf kan afhalen of zelf retourneert. De afspraken die je hiermee hebt gemaakt, komen zichtbaar in het magazijn, pakbon en diverse andere overzicht-schermen terug.

Prijsafspraak / Project afronden

Bij de afronding van een nieuw aangemaakt project wordt vaak een speciale projectprijs afgesproken.  In RentBuddy kan je een totaal-project-kortingspercentage genereren of een totaal-project-kortingsbedrag en eveneens een speciale all-in projectprijs vastleggen en aanbieden. 

Kortingen, Toeslagen (Verzekeringen)

Op een verhuurproject zijn ook diverse andere afspraken vast te leggen. Denk daarbij aan artikelkortingen, staffelprijzen, tariefstructuren, toeslagen en totale afrondingskortingen. Uiteraard kunnen deze afspraken standaard vastgelegd worden bij de klanten/relaties zodat de afgesproken kortingen en eventuele toeslagen direct toegepast worden tijdens het aanmaken van het project. Op het huurproject kun je altijd afwijken of bepalen of de afspraken worden toegepast.

Documentatie

Achter ieder project kunnen diverse documenten worden vastgelegd.
Documenten kunnen meegestuurd worden met een offerte, gebruikt worden voor de personeelsplanning of eventueel speciaal beschikbaar gesteld worden voor de medewerkers, die gebruik maken van onze RentBuddy Backstage Smartphone App.  

Aantekeningen / Feedback

Per project heb je de mogelijkheid om aantekeningen, reparaties of feedback te registreren. Voornamelijk worden deze aantekeningen vanuit de RentBuddy App aangemaakt en zijn deze altijd terug te lezen in het project. 

Controle uren en onkosten

Alle uren en onkosten die zijn geschreven op een project, kunnen ingezien worden via het project. Ook wanneer een medewerker zijn uren nog niet volledig heeft vastgelegd op het project, kan je direct de uren voor deze medewerker boeken of de medewerker een seintje geven dit alsnog te doen. De uren kunnen vervolgens gefiatteerd (goedgekeurd) worden door de desbetreffende persoon in RentBuddy.  

Vergelijken geplande uren vs geschreven uren

In de nacalculatie van het project kan je een indicatie krijgen over de geplande uren en geschreven uren. Dit kan per project bekeken worden, maar is er ook een algeheel overzicht van wat er geschreven is aan uren door de medewerker, als ook de uren die gepland waren voor deze medewerker. Zo heb je nog meer inzagen in de planning t.o.v. de werkelijk geschreven uren.

klaargezet voor picken

Ieder project heeft een aparte status waarmee o.a. aangegeven kan worden dat een project klaar is om “gepickt” te worden in het magazijn. Zodra het project klaar gezet is voor het picken, zal in het magazijn het project zichtbaar worden gemaakt in een speciaal daarvoor gemaakt “in- en uitslag” overzicht. Doordat je nu weet dat een project klaar staat in het magazijn, weet je ook dat bij wijzigingen in de materialen, het magazijn eventueel ingelicht moet worden.
RentBuddy zorgt er ook voor dat het magazijn direct kan zien wat de status is van het project. De kans dat artikelen vergeten worden is  daarmee geminimaliseerd. 

Hoofd en sub-projecten

Meerdere projecten kunnen aan elkaar gekoppeld worden. Zo heb je een hoofdproject en een onbeperkt aantal sub-projecten.
Vanuit het hoofdproject kan je een verzamelfactuur maken, maar ook kan indien gewenst ieder sub-project apart gefactureerd worden. Daarnaast kan vanuit het hoofdproject ook één  pakbon gedraaid worden van alle hoofd en sub-projecten.  

Projectsjablonen

Uiteraard kunnen projecten gekopieerd worden indien dat nodig is, maar het kan ook voorkomen dat projecten erg veel op elkaar lijken en dat het dan handiger is om een project alsnog helemaal voor te bereiden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan artiesten-toertjes , beurzen, vaste evenementen etc.

Een projectsjabloon is een volledig project met alles erop en eraan van materiaal tot aan tijdschema en transportplanning. Wil je nu een nieuw verhuurproject aanmaken, dan kun je dus gebruik maken van een voorgedefinieerd projectsjabloon (template).

Checklist / Takenlijst

Per project kan je verschillende checklistpunten aanmaken die je kan toewijzen aan de gebruikers van RentBuddy. Wanneer een checklist is toegewezen aan een gebruiker, krijgt diegene een melding dat er checklistpunten aanwezig zijn.  Denk hierbij aan afspraken zoals ‘hotel regelen’, ‘locatiefoto’s maken’ etc.

Beheer jouw projecten sneller
dan voorheen

De meest complete ERP
oplossing voor de verhuurbranche

RentBuddy CRM mag zich meten met gerenommeerde CRM applicaties en koppelingen naar Postcode en KvK.

Materiaalbeheer

Van losse verhuurartikelen, tot los- en vast samengestelde artikelen, combinaties en alternatieven.

Multi-warehouse

Van een enkele opslagruimte tot meerdere magazijnen met transfers en interne verplaatsingen van materiaal.

Offertes, verhuur en verkoop

Van offerte tot opdrachtbevestiging en van inhuur, inkoop tot verkoop- en installatieprojecten.

Personeel- en wagenplanning

Gedetailleerde tijdschema’s, uitnodigen van personeel en toewijzen van functies aan jouw projecten.

Uren- en onkostenregistratie

De personeelsmodule voorzien van de uren-, onkosten- en verlof- en overurenregistratie

Backstage mobiele app

Zowel eigen medewerkers als freelancers voorzien van callsheets, feedback en reparatiemeldingen.

Service, repair- en onderhoud

Beheer jouw eigen materialen of service en/of reparaties aan materialen van derden, alsmede inzage in keuringsdagen.

Financiële administratie

Een volledig geïntegreerde Financiële Administratie of koppelingen met externe Financiele pakketten.

Loading ...