Personeel en wagenplanning

Personeel & Wagenplanning

Een van de belangrijkste modules van RentBuddy. Wij bieden voor Full service verhurders een zeer uitgebreide personeel- en wagenplanning.

Home » Personeel en wagenplanning

Personeel-en wagenplanning

RentBuddy biedt een uitgebreide personeel- en wagenplanning.
Personeel kan gepland worden op projecten, maar ook losse planningen toevoegen is mogelijk. Tijdens het plannen kan er rekening worden gehouden met beschikbaarheid, verlof en eventuele werktijden van de medewerkers. Daarnaast is het uitnodigen van de crew mogelijk via e-mail, whatsApp Business of de RentBuddy App en kunnen er callsheets uitgedraaid worden.

Tijdschema

Voor iedere project kunnen er één of meerdere tijdschema’s vastgelegd worden. Het tijdschema geeft je de mogelijkheid om de personeelsbehoefte vast te leggen zodat het voor de planners goed te zien is wat er dient te gebeuren. Het tijdschema is dynamisch in te stellen, maar kan ook een vast patroon bevatten. Repeterende TV-uitzendingen of shows bijvoorbeeld.

Tijdschema Sjablonen / Kopiëren

Soms kan het zijn dat tijdschema’s voor een bepaald evenement/ opdracht vrijwel identiek zijn aan elkaar. In RentBuddy kan je een onbeperkt aantal, vooraf ingestelde tijdschema’s aanmaken.
Ook is het mogelijk om een tijdschema te kopiëren vanuit een reeds aangemaakt project. RentBuddy zal altijd rekening houden met de plan- en huurperiode van het project, waarin het tijdschema wordt geplaatst. Plaatst de planner het schema buiten de tijdlijnen van het project zal dit middels kleuren duidelijk worden gemaakt.

Losse planningen

Personeel kan uiteraard ingepland worden op projecten, maar soms wil je personeel ook extra inplannen voor zaken buiten die projecten om. Hiervoor hebben wij de mogelijkheid gegeven om losse planningen toe te voegen in de personeelsplanning. Denk bijvoorbeeld aan het opruimen van het magazijn of het ophalen van materialen bij een leverancier.

Uitnodigen / Fiatteren van planning

Vanuit de personeelsplanning kan er een e-mail gestuurd worden naar de werknemer om een uitnodiging te sturen. In de mail kan hij reageren op de uitnodiging middels knoppen. De werknemer kan eventueel ook vanuit zijn RentBuddy App (extra module) een overzicht ophalen met alle projecten waarop hij of zij ‘tijdelijk’ gepland staat of is uitgenodigd. Zowel in de personeelsplanning als vanuit de RentBuddy App kan vastgelegd worden of hij of zij de planning heeft gefiatteerd.

Personeel Informatie Center

Er is een speciaal programma geschreven waarbij het sturen van callsheets, werkbonnen en andere documentatie van een project direct en snel geregeld kan worden. Zo ontvangen de werknemers die op de projecten gepland of uitgevraagd zijn hun broodnodige informatie.

Beschikbaarheid

Per werknemer en per dag kan er een beschikbaarheid opgegeven worden. Vanuit RentBuddy kan je aangeven of een werknemer volledig beschikbaar is, tijdelijk beschikbaar of niet beschikbaar is. Eventueel met een notitie erbij zodat je alle details kwijt kan die nodig zijn. Vanuit de RentBuddy App kan jouw medewerker vanaf zijn telefoon ook de beschikbaarheid doorgegeven aan de planning.

Verlof

Verlofdagen en uren kunnen vastgelegd worden bij de werknemers.
Een verlofdag dient altijd te worden goedgekeurd, waardoor de personeelsplanning hiermee rekening kan houden. Verlof kan ook onder voorbehoud goedgekeurd worden, waardoor de werknemer weet dat zijn verlofdag nog ingetrokken kan worden.

Via de RentBuddy App (extra module) kan de werknemer zelf zijn verlofdagen aanvragen en inzien of deze goedgekeurd of afgewezen zijn.

Documentatie werknemer

Bij de werknemers die aangemaakt zijn in het systeem kan er documentatie worden vastgelegd. Deze documentatie kan afgeschermd worden voor bepaalde gebruikers in RentBuddy.

Werknemerinfo voor planner

Soms kan het handig zijn om extra informatie of notities vast te kunnen leggen bij werknemers die speciaal gebruikt kan worden binnen de personeelsplanning.

Personeelstype (Indelen)

Werknemers kunnen ingedeeld worden waardoor er een mooi overzicht ontstaat van bijvoorbeeld; Full timers, Freelancers, Stagairs etc. Personeelstypen kunnen onbeperkt worden aangemaakt. Op diverse schermen zal jouw indeling zichtbaar zijn en toegepast kunnen worden binnen de applicatie.

Tarieven

Bij de werknemers is het tevens mogelijk om tarieven vast te leggen.
Denk aan een dagtarief, uurtarief, KM vergoeding, kostprijs op functie enz. Deze tarieven kunnen gebruikt worden voor de nacalculatie, maar ook bij het inhuren van freelancers/medewerkers.
Zo heb je direct inzage in het personeelsbudget en welke medewerkers daaraan voldoen.

Competenties / Certificaten en Skills

Niet alleen tarieven zijn belangrijk uiteraard. Nog belangrijker zijn vaak de competenties en kwaliteiten van jouw medewerkers. Door deze in kaart te brengen zal dit de planning helpen bij het plannen van de juiste medewerker. Wie heeft een bepaald certificaat op zak en wie is de beste persoon voor de communicatie? Binnen RentBuddy kun je zelf de competenties benoemen en onbeperkt vastleggen.

Werktijden

Het vastleggen van afgesproken werktijden kan meehelpen in de personeelsplanning, verlofaanvragen en eventueel in de urenregistratie. Uiteraard kan de planner om de werktijden van het personeel heen werken, maar het helpt uiteraard mee om je crew tevreden te houden door hun werktijden zoveel mogelijk aan te houden.

Functies

Iedere werknemer kan een onbeperkt aantal functies uitoefenen.
De functies zoals chauffeur, stagehands etc. kan je vastleggen bij een werknemer. Heeft een werknemer een bepaalde functie nog niet toegewezen gekregen, dan is het nog steeds mogelijk om deze werknemer in te plannen, maar zal er een extra waarschuwing worden getoond dat deze medewerker niet voldoet aan de gevraagde functie.

Callsheet / Werkbonnen

Hoewel we steeds meer met onze telefoon doen, is het afdrukken of aanmaken van een callsheet nog steeds een grote wens van vele gebruikers. Daarom hebben wij diverse callsheets en werkbonnen beschikbaar in RentBuddy.

Wagenpark

Het vastleggen van jouw wagenpark is het eerste wat er nodig is voor de wagenplanning. Via een eventuele RDW koppeling (Webservices) kan je op basis van kenteken de nodige informatie ophalen, zoals inzittenden, gewichten, massa, afmetingen en datum van de verplichte APK keuring etc. Ook foto’s en documentatie kunnen vastgelegd worden per voertuig.

Is je voertuig een onderdeel van verhuur (denk aan mobiele expo of registratiewagens) dan kan er ook een artikel gekoppeld worden zodat deze verhuurd kan worden als “artikel”.

Chauffeur toewijzen

In de wagenplanning heb je de mogelijkheid om aan te geven wie de chauffeur zal zijn van het voertuig. Dit kan handig zijn voor lange afstandritten of eventueel voor andere doeleinden. Per voertuig kan je los van de chauffeur ook de overige inzittenden inplannen.
Zo weet iedere medewerker met welke voertuig en met wie, hij of zij, mee reist naar bestemming cq locatie.

Route toevoegingen

Per wagen kunnen er ook routes en ritten toegevoegd worden aan de wagenplanning. Dit betekent dat je aan kan geven dat er eerst nog langs een leverancier, magazijn of een locatie gereden moet worden.

Losse transportplanning

Een wagen wordt soms gepland voor een APK keuring of voor losse (kleine) ritten. In de wagenplanning is het mogelijk om losse transporten aan te maken en om het voertuig dus te blokkeren in de planning.

Beheer jouw projecten sneller
dan voorheen

De meest complete ERP
oplossing voor de verhuurbranche

Relatiebeheer (CRM)

RentBuddy CRM mag zich meten met gerenommeerde CRM applicaties en koppelingen naar Postcode en KvK.

Materiaalbeheer

Van losse verhuurartikelen, tot los- en vast samengestelde artikelen, combinaties en alternatieven.

Multi-warehouse

Van een enkele opslagruimte tot meerdere magazijnen met transfers en interne verplaatsingen van materiaal.

Offertes, verhuur en verkoop

Van offerte tot opdrachtbevestiging en van inhuur, inkoop tot verkoop- en installatieprojecten.