Communicatie middels WhatsApp

WhatsApp (Bèta)

Een al jaren gekoesterde wens van onze klanten is om de communicatie tussen RentBuddy en de crew te laten verlopen via WhatsApp.

Helaas een wens die wij ook al jaren onderzoeken en op de voet volgen. Thans zijn we dan ook trots en in staat om een eerste Bèta test toe te voegen aan de nieuwe versie 6.8 van RentBuddy Rent. 

Wil je hierover meer informatie krijgen, lees dan eerst deze pagina goed door zodat je kunt zien of dit ook echt iets voor jouw organisatie is en of de beperkingen die de huidige techniek toestaat van WhatsApp voldoende communicatie brengt met jouw crew.

 

Voorwaarden

Om gebruik te kunnen maken van WhatsApp in combinatie met RentBuddy moet je in het bezit zijn van een zakelijk facebook account. Zoals bekend is de nieuwe eigenaar achter WhatsApp het bedrijf Meta.

klik hier om een facebook account aan te maken of te beheren.

Naast dit zakelijke account moet je ook een mobiel nummer hebben dat nog niet elders of eerder gekoppeld is geweest aan een facebook account. 

Daarnaast kun je niet vrije berichten gaan sturen middels WhatsApp. Het grootste impact van de koppeling is dat zonder toestemming van je crew er geen communicatie mogelijk is. Immers men wil misbruik (van spam) voorkomen. Daarom moet je in je account ook een template aanmaken die door WhatsApp vooraf goedgekeurd moet worden. Die goedkeuring gaat normaal vrij snel. Onze ervaring is dat al vaak binnen 15 minuten je template is goedgekeurd als aan de voorwaarden wordt voldaan.

Ook moet je business account geverifieerd worden. Als dat nog niet is gebeurd doorloop dit proces dan als eerste.

Messagebird API activeren

https://www.messagebird.com : Om te integreren met WhatsApp maken wij gebruik van de MessageBird WhatsApp API. Wat je tot nu toe gedaan hebt is allemaal GRATIS maar de API is uiteraard gekoppeld aan een betaalde account. Ga naar www.messagebird.com en maak je account aan. Een WhatsApp bericht kost per conversation ongeveer : € 0,1230 cent (per 1-5-2022) en per message € 0,0045 cent). Daarnaast zijn de eerste 1000 berichten trouwens GRATIS per maand. Voor onze grote gebruikers kan men ook kiezen voor pakketten  die vanaf € 45 euro per maand starten. 

Op je dashboard van je Messagebird account kies je voor WhatsApp / Kanaal installeren.  Laat je begeleiden door de vele vragen die nodig zijn om je identiteit als bedrijf te identificeren. Vervolgens maak je een WhatsApp kanaal aan. Via dit kanaal staat je opnieuw een goedkeuring te wachten. Zo moet je je telefoonnummer koppelen aan het WhatsApp kanaal, moet je de bedrijfsgegevens correct invullen en ontvang je uiteindelijk een zogenaamd WABA ID waarmee je account wordt goedgekeurd door Messagebird.

Wanneer je het kanaal hebt aangemaakt dan heb ga je naar Kanalen -> WhatsApp en kies je kanaal. Onder je telefoonnummer staat nu je Kanaal-ID welke je bij de volgende stap nodig hebben bij de koppeling met RentBuddy.

 

WhatsApp-beheer

Log in op je facebook zakelijke account en ga op zoek naar WhatsApp beheer. Zoals gezegd dien je een uniek telefoonnummer te koppelen aan het WhatsApp beheer.  Als deze is geverifieerd kun je het nummer gebruiken in de communicatie met WhatsApp. Maar we zijn er nog niet. Zoals gezegd moet je vervolgens een template aanmaken die goedgekeurd moet worden.

 

Templates aanmaken

  1. Zoals gezegd kun je alleen communiceren middels templates. Deze kunnen in je account worden aangemaakt, maar dat doen we niet. Alleen templates gemaakt middels je account van Messagebird worden door RentBuddy gebruikt. Deze template moet je aanmaken om te worden goedgekeurd. Er bestaan reeds een aantal voorbeeld templates maar we maken een eigen template aan die we bijvoorbeeld noemen : CrewBackStage.
  2. Kies voor WhatsApp –> Sjabloonmanager
  3. Je kiest voor een van de categoriën waar je template aan voldoet. 
  4. We vullen de naam in van de template die we dadelijk terug zien in RentBuddy.
  5. We selecteren de taal (talen) van de template.
Volgende stap:
  1. We kiezen allereest voor de Header (althans dit is optioneel). Kies bijvoorbeeld voor een Afbeelding.
  2. De Body bevat uiteindelijk de belangrijkste informatie. RentBuddy maakt gebruikt van parameters die in de template kunnen gebruikt worden middels {{…}} (dubbele haken)
  3. De variablen worden later uiteraard gewijzigd met de gegevens uit RentBuddy.

Wanneer je template volgens jou correct is, druk je op Verzenden, waarna na een korte controle je template wordt ingediend ter verrificatie. Als je op deze wijze een template aanmaakt zul je zien dat binnen korte tijd al snel de melding volgt: Goedgekeurd

LET OP! De velden en de volgorde kunnen wijzigen in RentBuddy. Controleer de variablen dus goed {{1}} als je ze gebruikt in je ontwerp van je template.
Eenmaal ingediende templates kunnen NIET meer worden aangepast en zul je een nieuwe moeten maken bij bijvoorbeeld wijzigingen of typefouten. Controleer dit dus goed vooraf. 

RentBuddy instellingen

Als alles tot nu toe correct is geïnstalleerd, gaan we nu op weg naar de laatste stap. We gaan de koppelingen vastleggen in RentBuddy. Ook dit mag niet worden vergeten, maar als alles correct is ingevoerd kunnen we over enkele minuten onze eerste testjes uitvoeren.

Je stelt in versie 6.8 (of hoger) WhatsApp in bij de instellingen van de administraties. Immers we zijn voorbereid om voor iedere administratie mogelijk een eigen koppeling te ondersteunen. Je kiest dus voor Financieel, Vaste gegevens, Administratie, Administraties.

De velden die nu vastgelegd moeten worden zijn:
– de API key van Messagebird.com
Dit is de API key die je vindt je op verschillende plaatsen in je account. Soms op je dashboard van Messagebird.com rechtsboven en anders bij Ontwikkelaars/developers.  Bij je API-sleutels kies je voor de LIVE key of TEST key en vul dit hier in.

 

De overige informatie haal je uit bovenstaand scherm bij jouw WhatsApp kanelen:

– Kanaal ID
De kanaal ID vindt je onder je telefoonnummer achter Kanaal-ID. Knip en plak deze sleutel één op één in je account.

– De code van de Namespace/Naamruimte
Hier moet je de Sjabloon Namespace-ID invullen.

– Telefoonnummer van de planning
Hier vul je je telefoonnummer in welke je hebt vastgelegd in je Namespace.

– Selecteer de goedgekeurde template die je wilt gebruiken
Wanneer je template is goedgekeurd selecteer je uit je lijst je template.

Vergeet niet allereerst de gegevens vast te leggen. Als de gegevens correct zijn ingevuld dan zie je de tekst VERBONDEN staan en als het goed is dus ook het aantal credits wat je nog over hebt.

Zoals je kunt zien kun je dan ook je eerste TESTBERICHT versturen om te controleren of het allemaal correct werkt.