WhatsApp (Beta)
Ein seit Jahren gehegter Wunsch unserer Kunden ist es, die Kommunikation zwischen RentBuddy und der Crew über WhatsApp abzuwickeln.
Derzeit sehen wir gemeinsam mit einigen Nutzern die großen Vorteile der aktuellen WhatsApp-Funktionen, trotz der Einschränkungen und Hindernisse, die WhatsApp auferlegt. Die aktuellen Funktionen haben wir nun als Option zu RentBuddy Version6.8 hinzugefügt.
Wenn Sie weitere Informationen hierzu wünschen, lesen Sie bitte zunächst diese Seite sorgfältig durch, damit Sie sehen können, ob dies wirklich etwas für Ihre Organisation ist und ob WhatsApp zusätzliche Möglichkeiten für Ihre Mitarbeiter bietet.
Bedingungen
Um WhatsApp in Kombination mit RentBuddy nutzen zu können, musst du über eingeschäftliches Facebook- Konto verfügen. Wie bekannt ist, ist Meta der neue Eigentümer von WhatsApp.
Klicken Sie hier, um ein Facebook-Konto zu erstellen oder zu verwalten.
Neben diesem Geschäftskonto musst du auch über eineHand ynummer verfügen, die noch nicht anderweitig oder zuvor mit einem Facebook-Konto verknüpft war.
Außerdem kannst du nicht einfach Nachrichten an WhatsApp senden. Die größte Auswirkung der Verknüpfung besteht darin, dass ohne die Zustimmung deiner Crew keine Kommunikation möglich ist. Schließlich will man Missbrauch (durch Spam) verhindern. Deshalb musst du in deinem Konto Vorlagen erstellen, die von WhatsApp vorab genehmigt werden müssen. Diese Genehmigung erfolgt in der Regel recht schnell. Unserer Erfahrung nach wird deine Vorlage oft schon innerhalb von 15 Minuten genehmigt, wenn die Bedingungen erfüllt sind.
Außerdem muss dein Geschäftskontoverifiziert werden. Wenn das noch nicht geschehen ist, führe diesen Vorgang bitte zuerst durch.
Messagebird API aktivieren
https://www.messagebird.com: Für die Integration mit WhatsApp verwenden wir die MessageBird WhatsApp API. Was Sie bisher getan haben, ist alles KOSTENLOS, aber die API ist natürlich mit einem kostenpflichtigen Konto verbunden. Gehen Sie zuwww.messagebird.comund erstellen Sie Ihr Konto. Eine WhatsApp-Nachricht kostet pro Konversation etwa 0,1230 Cent (Stand: 1.7.2022) und pro Nachricht 0,0045 Cent. Außerdem sind die ersten 1000Nachrichten pro Monat KOSTENLOS. Überprüfen Sie dies bitte bei Messagebird. Für unsere Großnutzer gibt es auch Pakete, die ab 45 Euro pro Monat erhältlich sind.
Wählen Sie in Ihrem Messagebird-Konto-Dashboard „WhatsApp / Kanal installieren”. Beantworten Sie die zahlreichen Fragen, die zur Identifizierung Ihres Unternehmens erforderlich sind. Anschließend erstellen Sie einen WhatsApp-Kanal . Über diesen Kanal müssen Sie erneut eine Genehmigung einholen. Dazu müssen Sie Ihre Telefonnummer mit dem WhatsApp-Kanal verknüpfen, die Unternehmensdaten korrekt eingeben und erhalten schließlich eine sogenannte WABA-ID, mit der Ihr Konto von Messagebird genehmigt wird.
Wenn Sie den Kanal erstellt haben, gehen Sie zu Kanäle -> WhatsAppund wählen Sie Ihren Kanal aus. Unter Ihrer Telefonnummer finden Sie nun Ihre Kanal-ID, die Sie im nächsten Schritt für die Verknüpfung mit RentBuddy benötigen.
WhatsApp-Verwaltung
Melden Sie sich bei Ihrem Facebook-Geschäftskonto an und suchen Sie nach WhatsApp-Verwaltung. Wie bereits erwähnt, müssen Sie eine eindeutige Telefonnummer mit der WhatsApp-Verwaltung verknüpfen. Sobald diese verifiziert ist, können Sie die Nummer für die Kommunikation mit WhatsApp verwenden. Aber das ist noch nicht alles. Wie bereits erwähnt, müssen Sie anschließend Vorlagen erstellen, die genehmigt werden müssen.
Vorlagen erstellen
- Wie bereits erwähnt, kannst du nur über genehmigte Vorlagen kommunizieren. Diese können in deinem Facebook-Konto erstellt werden, aber das machen wir nicht. Nur Vorlagen, die über dein Messagebird-Konto erstellt wurden, werden von RentBuddy unterstützt. Diese Vorlage musst du erstellen, um genehmigt zu werden. Es gibt bereits eine Reihe von Beispielvorlagen, aber wir erstellen eine eigene Vorlage, die wir beispielsweise „CrewBackStage” nennen . Wenn Sie mit mehreren Unternehmen innerhalb von RentBuddy arbeiten , müssen Sie für jedes Unternehmen einen Satz Vorlagen erstellen. Außerdem sieht ein neuer Freiberufler nur Ihre Telefonnummer. Um zu zeigen, mit wem er kommuniziert, ist es ratsam, den Namen Ihres Unternehmens in Ihre Vorlage einzufügen.
- Wählen Sie WhatsApp –> Vorlagenmanager
- Sie wählen eine der Kategorien aus, denen Ihre Vorlage entspricht. Dies ist nicht so genau, da RentBuddy damit nichts weiter macht.
- Wir geben den eindeutigen Namender Vorlage ein, den wir gleich in RentBuddy sehen werden.
- Wir wählen die Sprache(n) der Vorlage aus.
Wichtiger TIPP!
Wenn Sie einer Vorlage einen Namen gegeben haben und diese löschen und neu erstellen möchten, MUSS sie einen neuen Namen erhalten. Eine einmal in MessageBird erstellte Vorlage darf nach dem Löschen mindestens 30 Tage lang nicht wiederverwendet werden. Sie erhalten dazu keine Fehlermeldungen, aber dies ist der Grund dafür, dass sie nicht mehr sichtbar sind.
Die nächsten Schritte:
- Zuerst wählen wir die Kopfzeile aus (dies ist jedoch optional). Wählen Sie beispielsweise ein Bild aus.
- Der Body enthält letztendlich die wichtigsten Informationen. RentBuddy verwendet einen Parameter, der in der Vorlage mit{{…}} (doppelte Klammern, siehe oben) verwendet werden kann.
- Die Variable wird später natürlich mit der Textvorlage und den Daten aus RentBuddy geändert.
- Außerdem sehen Sie die Schaltfläche AUFTRAG BESTÄTIGT. Ihre Vorlage muss vom Typ „Call to Action”sein, damit Sie Schaltflächen hinzufügen können. Tun Sie dies bei einer Einladungsnachricht, damit die Planung automatisch aktualisiert werden kann.
- Um die Schaltfläche mit dem Text BESTÄTIGToder ICH BIN VERFÜGBAR(Sie können den Text selbst mit maximal 20 Zeichen festlegen) zu erstellen, müssen Sie den Typ „Website besuchen” auswählen. Der URL-Typ muss „Dynamisch”sein, da wir die URL bei jeder Planung ändern.
- Um Ihre eigene Website-URL festzulegen, wenden Sie sich bitte an unseren Helpdesk. Dieser wird Ihre URL dann weiterleiten.
- Sie können eine zusätzliche Taste erstellen, um beispielsweise eine direkte Nummer aus Ihrem Zeitplan anzurufen, sodass Sie den Mitarbeiter mit einem Tastendruck anrufen können.
Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Vorlage korrekt ist, klicken Sie auf„Senden“. Nach einer kurzen Überprüfung wird Ihre Vorlage zur Verifizierung eingereicht. Wenn Sie eine Vorlage auf diese Weise erstellen, erhalten Sie in Kürze die Meldung:Genehmigt.
ACHTUNG! Einmal eingereichte Vorlagen können NICHT mehr geändert werden. Bei Änderungen oder Tippfehlern musst du eine neue Vorlage erstellen. Überprüfe diese daher vorher sorgfältig.
Erstellen Sie einen Satz von Vorlagen „
“ Für jedes Unternehmen (mit eigener Planung) muss ein Satz erstellt werden. Schließlich möchten Sie neben der Einladung Ihrer Mitarbeiter auch möglicherweise Mitarbeiter per WhatsApp bestätigen oder ablehnen. Angenommen, Sie haben Ihre Vorlage „crewbackstage”genannt. Dann muss es auch eine Vorlage mit dem Namen „crewbackstage_accept”(für die bestätigten Planungen) und eine „crewbackstage_reject”(um Ihren Mitarbeitern, die sich als verfügbar gemeldet haben, höflich mitzuteilen, dass Sie ihre Dienste nicht in Anspruch nehmen) geben. Das „_accept” und „_reject” wird also hinter den Namen Ihrer Einladungsvorlage gesetzt.
Alle drei Vorlagen müssen genehmigt sein, bevor wir fortfahren können.
start_whatsapp
Es wird noch eine spezielle Vorlage benötigt, die den Namenstart_whatsapptragen muss. ACHTUNG! Diese Vorlage kann nur einmal erstellt und nicht mehr geändert werden. Nach dem Löschen ist dies erst nach 30 Tagen wieder möglich. Reichen Sie diese Vorlage daher erst ein, wenn Sie sich zu 100 % sicher sind, dass Ihr Text korrekt ist.
Diese Vorlage dient dazu, bei Problemen zunächst einen Mitarbeiter einzuladen oder einfach Ihre Einstellungen zu testen.
Die Vorlage muss vomTyp „Buttons“ (Schnellantwort ) sein. Die Nachricht könnte dann lauten:
Die Planung möchte gerne über WhatsApp mit Ihnen in Kontakt treten. Möchten Sie sich daher unten für den Kontakt anmelden oder eine Rückmeldung geben?
Unten kannst du dann einen Button mit der Nachricht „KONTAKT AKZEPTIERT ” erstellen ( das ist dann eine schnelle Antwort).
Dadurch wird die Unterhaltung zwischen WhatsApp und RentBuddy geöffnet. Auch diese Vorlage senden wir zur Überprüfung ein.
RentBuddy-Einstellungen
Wenn bisher alles korrekt installiert wurde, gehen wir nun zum letzten Schritt über. Wir werden die Verknüpfungen in RentBuddy festlegen. Auch dies darf nicht vergessen werden, aber wenn alles korrekt eingegeben wurde, können wir in wenigen Minuten unsere ersten Tests durchführen.
In Version 6.8 (oder höher) richten Sie WhatsApp in den Einstellungen der Verwaltungen ein. Schließlich ist es möglich, für jede Verwaltung eine eigene Verknüpfung zu unterstützen. Wählen Sie also „Finanzen” , „Feste Daten”, „Verwaltung”, „Verwaltungen” und klicken Sie auf die Schaltfläche „Personalplanung”.
Die Felder, die jetzt festgelegt werden müssen, sind:
– der API-Schlüssel von Messagebird.com
Dies ist der API-Schlüssel, den Sie an verschiedenen Stellen in Ihrem Konto finden. Manchmal oben rechts auf Ihrem Dashboard von Messagebird.com und manchmal unter Entwickler/Developers. Wählen Sie unter Ihren API-Schlüsseln den LIVE-Schlüssel oder den TEST-Schlüssel aus, kopieren Sie diesen und/oder geben Sie ihn hier ein.
Die übrigen Informationen findest du im oben abgebildeten Bildschirm bei deinen WhatsApp-Kanälen:
– Kanal-ID
Die Kanal-ID findest du unter deiner Telefonnummer hinter „Kanal-ID”. Kopiere diesen Schlüssel und füge ihn unverändert in dein Konto ein.
– Der Code des Namespace/Namensraums
Hier musst du die Vorlage Namespace-IDeingeben.
– Telefonnummer der Planung
Geben Sie hier die Telefonnummer ein, die Sie in Ihrem Namespace hinterlegt haben.
ACHTUNG! Speichern Sie jetzt Ihre Einstellungen. Wenn Sie die oben genannten Daten korrekt eingegeben haben, kann RentBuddy eine Verbindung zu Ihrem Konto herstellen und wir können fortfahren.
– Wählen Sie die genehmigte Vorlage aus, die Sie verwenden möchten
Wenn Ihre Vorlagen genehmigt sind, wählen Sie aus Ihrer Liste die Vorlage aus, die zur EINLADUNG gehört.
Vergessen Sie nicht, zunächst die Daten zu erfassen. Wenn die Daten korrekt eingegeben wurden, sehen Sie den Text VERBUNDEN und, wenn alles richtig ist, auch die Anzahl der Credits, die Sie noch übrig haben.
Wie Sie sehen können, können Sie nun Ihre erste TESTNACHRICHT versenden, um zu überprüfen, ob alles korrekt funktioniert.
Textvorlage verknüpfen
Nachdem wir die Vorlagen in MessageBird erstellt haben, ist es nun an der Zeit, die Textvorlagen in RentBuddy zu verknüpfen. Sie finden diese unter „Beziehungen – Stammdaten – Textproduktion – Textvorlagen” oder über das Hauptmenü (zweimal aufF7 drücken) und suchen Sie nach „Textvorlagen”.
Wir haben die Gruppe „Personalplanung”, in der wir so viele Vorlagen erstellen können, wie wir möchten. Nehmen wir an, wir erstellen eine WHATSAPP_INVITE (Einladungsvorlage). Beim Erstellen wählen wir unten rechts „Zu verwenden für:” und wählen „Bestätigung Personalplanung über WhatsApp”.
Ein Beispiel für eine Vorlage ist beispielsweise:
Hallo [TEMPLATE_FIELD_FIRSTNAME], hiermit *bestätigen* wir Ihre Planung für das Projekt:*[TEMPLATE_FIELD_PROJECTNAME]*- Datum : *[TEMPLATE_FIELD_DATE]*-Uhrzeit: [TEMPLATE_FIELD_TIME]-Ort: [TEMPLATE_FIELD_CITY]-Funktion: [TEMPLATE_FIELD_FUNCTION]-Projektnummer: *[TEMPLATE_FIELD_PROJECTNUMMER]*- Anmerkung: [TEMPLATE_FIELD_NOTES]
Tipp:WhatsApp hat hier bereits eine Einschränkung. Die Nachricht darf keine harten Zeilenumbrüche (CR) oder Tabulatoren enthalten. Die Nachricht darf nicht mehr als zwei aufeinanderfolgende Leerzeichen oder eine große Anzahl aufeinanderfolgender Zeichen enthalten. Die Sternchen, die Sie in der Nachricht sehen, sind die gleichen wie in WhatsApp, um Felder fettzu drucken.
Mit der rechten Maustaste im Textfeld sehen Sie die Felder, die in Ihrer Vorlage verwendet werden können. So könnten Sie beispielsweise sogar Tarife in der Nachricht bei Bestätigungen festlegen.
Nebenstehend sehen Sie ein Beispiel für diese Vorlage in WhatsApp. Ihr Mitarbeiter bzw. Freiberufler kann direkt auf die Schaltfläche „ICH BIN VERFÜGBAR”oder „MIT DER PLANUNG ANRUFEN”klicken, um sofort eine Telefonnummer zu starten.
