Projectmanagement voor verhuur en evenementen
Het beheren en organiseren van jouw evenementen of uw opdrachtgever volledig ontzorgen met het verhuur van materiaal, personeel en transport. Alles komt samen in een overzichtelijke projectmanagement.
Alles rondom je project bij elkaar
Bij het organiseren van projecten en evenementen wil je overzicht houden over alle onderdelen. Materiaal moet beschikbaar zijn en op het juiste moment worden geleverd, terwijl personeel en transport goed op elkaar moeten aansluiten. Tegelijkertijd wil je inzicht houden in kosten, opbrengsten en marges.
RentBuddy Next brengt deze onderdelen samen binnen één project, zodat verkoop, planning, magazijn en administratie vanuit dezelfde informatie werken.
Projectworkflow
Geen projectplanning blijft van begin tot eind ongewijzigd. Tijdens de voorbereiding van een verhuurproject of evenement veranderen wensen, aantallen en planningen voortdurend. Daarom kun je binnen RentBuddy Next iedere fase van een project duidelijk vastleggen en opvolgen.
Werk je met meerdere area's, locaties of zalen? Dan kun je materiaal, personeel en transport per onderdeel organiseren. Zo blijft duidelijk wat waar nodig is en wanneer het beschikbaar moet zijn.
Projectsoorten en statussen
Deel projecten in op projectsoort, bijvoorbeeld festival, dry-hire, beurs of sportevenement. Projectsoorten kunnen daarnaast worden gebruikt om onderscheid te maken in commerciële kansen, workflows of verschillende manieren van werken.
Met projectstatussen zie je vervolgens direct waar een project zich in het proces bevindt. Moet er nog een tekening worden gemaakt, wacht het project op controle door de werkvoorbereider of kan de administratie beginnen met factureren? Iedere projectsoort en status kan een eigen kleur krijgen, zodat je in het projectenoverzicht direct ziet wat aandacht nodig heeft.
Reserveren van materiaal
Niet ieder materiaal op een project hoeft direct de beschikbaarheid te blokkeren. Bij een vrijblijvende offerte of prijsindicatie kun je materiaal opnemen zonder het meteen te reserveren. Zo blijft het beschikbaar voor andere projecten totdat de opdracht definitief wordt.
Dit bepaal je zelfs per artikel. Een deel van het materiaal kan definitief worden gereserveerd, terwijl andere artikelen nog optioneel blijven. Vooral tijdens het hoogseizoen geeft dit verkoop én planning veel meer flexibiliteit.
Tijdlijnen, Bezorgen en ophalen
Een project kan uit meerdere perioden bestaan. Denk aan een evenement dat over verschillende weekenden plaatsvindt, meerdere op- en afbouwdagen heeft of waarbij materiaal tussentijds tussen projecten wordt verplaatst.
Daarom kan ieder project een onbeperkt aantal tijdlijnen bevatten. Per tijdlijn leg je de planperiode, gebruiks- of huurperiode en afspraken voor bezorgen, afhalen en retourneren vast. Zo blijft ook bij complexe producties duidelijk wanneer materiaal daadwerkelijk beschikbaar moet zijn.
Personeel & Transport
Materiaal alleen is vaak niet genoeg om een project uit te voeren. Ook medewerkers, freelancers, voertuigen en ritten moeten op het juiste moment beschikbaar zijn.
Per project leg je tijdschema's, draaiboeken en transportbehoeften vast. Vanuit de personeels- en transportplanning kunnen vervolgens de juiste medewerkers, voertuigen en andere resources worden ingepland. Door ook kostprijzen mee te nemen, blijft tijdens de planning direct zichtbaar wat de gevolgen zijn voor de marge van het project.
Prijsafspraken en Calculaties
Geen twee verhuurprojecten worden op dezelfde manier geprijsd. Daarom kun je binnen een project werken met een kortingspercentage, een vast kortingsbedrag of een afgesproken projectprijs.
Daarnaast ondersteunt RentBuddy Next artikelkortingen, staffelprijzen, tariefstructuren en toeslagen, bijvoorbeeld voor verzekeringen. Klantafspraken kunnen vooraf worden vastgelegd en worden bij nieuwe projecten automatisch toegepast. Je houdt daarbij altijd de mogelijkheid om prijzen en kortingen binnen het project aan te passen.
Last minute wijzigingen? Het magazijn weet het direct
Een project is vrijgegeven aan het magazijn en vervolgens verandert de klant alsnog iets. In de verhuurpraktijk gebeurt dat dagelijks. Daarom maakt RentBuddy Next wijzigingen zichtbaar voor zowel kantoor als magazijn.
Het magazijnoverzicht laat zien welke projecten mogen worden verzameld en voorbereid. Wordt daarna materiaal toegevoegd, verwijderd of gewijzigd, dan is direct zichtbaar dat het project opnieuw aandacht nodig heeft.
RentBuddy controleert bovendien de beschikbaarheid en vergelijkt wat voor het project is gereserveerd met wat daadwerkelijk door het magazijn wordt geleverd. Zo voorkom je dat wijzigingen tussen kantoor en magazijn verloren gaan.
Projectsjablonen en projecten kopiëren
Een succesvol project opnieuw uitvoeren? Kopieer een bestaand project en bepaal zelf welke onderdelen je wilt overnemen, zoals materiaal, prijsafspraken, tijdschema's en transport.
Voor projecten die regelmatig terugkomen kun je projectsjablonen gebruiken. Maak bijvoorbeeld een sjabloon voor een artiest, beurs, sportevenement of vaste productie en gebruik dit als uitgangspunt voor nieuwe projecten. Zo hoef je terugkerende werkzaamheden niet iedere keer opnieuw op te bouwen.
Hoofd- en Subprojecten
Grote producties bestaan vaak uit meerdere afzonderlijke projecten. Met hoofd- en subprojecten koppel je deze aan elkaar zonder het overzicht te verliezen.
Denk aan een theaterproductie met meerdere voorstellingen, televisieopnames met afzonderlijke afleveringen of een beurs waarbij iedere exposant een eigen project heeft. Je kunt ook een operationeel project voor materiaal en resources koppelen aan een commercieel project voor offertes en stelposten.
Vanuit het hoofdproject kun je gegevens combineren en bijvoorbeeld één verzamelfactuur of gezamenlijke pakbon maken voor meerdere subprojecten.
Digitaal ondertekenen
Laat klanten offertes en opdrachtbevestigingen rechtstreeks digitaal ondertekenen. Met RentBuddy DigiSign wordt de ondertekende opdracht bij het project vastgelegd, zodat direct duidelijk is wanneer de klant akkoord heeft gegeven.
Facturatie
Van offerte naar factuur, zonder het overzicht te verliezen. RentBuddy Next maakt zichtbaar welke projecten klaarstaan voor facturatie en ondersteunt voorschotten, deelfacturen, verzamelfacturen en creditnota's.
Omdat facturatie rechtstreeks aan het project is gekoppeld, blijft duidelijk wat al is gefactureerd en wat nog moet worden verwerkt. Zo voorkom je dat werkzaamheden of projecten tussen wal en schip vallen.